Každý zamestnávateľ pracuje s osobnými údajmi svojich zamestnancov – od mena a adresy cez čísla účtov až po údaje o zdravotnom stave či dochádzke. GDPR stanovuje jasné pravidlá, ako s týmito informáciami zaobchádzať, aby boli chránené a spracúvané len na legitímne účely. Nedodržanie týchto pravidiel môže viesť k vysokým pokutám a strate dôvery zamestnancov.
Základným princípom je, že osobné údaje možno spracúvať len na konkrétny, vopred určený účel a v nevyhnutnom rozsahu. Väčšinu údajov zamestnancov spracúva zamestnávateľ na základe plnenia pracovnej zmluvy alebo zákonných povinností – napríklad pri odvodoch, mzdovej agende či evidencii dochádzky. Súhlas zamestnanca sa v pracovnoprávnom vzťahu vyžaduje len výnimočne, keďže sa nepovažuje za celkom slobodný.
Zamestnávateľ musí zamestnancov transparentne informovať o tom, aké údaje o nich zhromažďuje, na aký účel, ako dlho ich uchováva a komu ich prípadne poskytuje. Táto informačná povinnosť sa najčastejšie plní prostredníctvom interného dokumentu alebo oznámenia, ktoré je zamestnancovi dostupné. Údaje by sa nemali uchovávať dlhšie, než je potrebné.
Osobitnú pozornosť si vyžadujú citlivé údaje, ako sú informácie o zdravotnom stave, ako aj monitorovanie zamestnancov – napríklad kamerovým systémom, sledovaním e-mailov alebo GPS vo firemných vozidlách. Takéto spracúvanie je prípustné len pri splnení prísnejších podmienok a zamestnanci o ňom musia byť vopred informovaní. Neoprávnené monitorovanie patrí medzi najčastejšie pochybenia.
V praxi odporúčame mať nastavené jasné interné pravidlá, poučených zamestnancov aj primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu údajov. Dôležité je tiež vedieť správne reagovať na žiadosti zamestnancov o prístup k ich údajom či na prípadný bezpečnostný incident. Dobrá príprava výrazne znižuje riziko sankcií.
Ak si nie ste istí, či vaša firma spracúva osobné údaje zamestnancov v súlade s GDPR, radi vám pomôžeme. V advokátskej kancelárii Kohút & Partners vo Zvolene vám ponúkame konzultáciu za pevnú cenu a s odpoveďou do 24 hodín. Ozvite sa nám a získajte istotu, že máte veci nastavené správne.